Je het de moed verzameld om een pittig gesprek aan te gaan met een collega. Maar telkens wanneer je jouw kritiek op een constructieve wijze wil uiten, blijft zij ingaan op details. Niet langer kom je toe aan de grote lijnen van je verhaal waardoor de de feedback niet echt aankomt.
Hoe ga je hiermee om?
Nou, tijdens een training Feedback Geven leer je hoe je de regie terug kunt nemen wanneer je deze uit handen hebt gegeven. Niet door de ander snoeihard te onderbreken, maar door op een paar tactische manieren het gesprek over te nemen. Laten we kijken naar een drietal eenvoudige gesprekstechnieken waarmee je volgens een workshop Feedback Geven de regie terugpakt:
Een gesprek sturen door de regie in eigen hand te nemen (3 tips)
1. Reflectief luisteren en samenvatten
Je kunt de ander niet zomaar in de rede vallen, dat kan verkeerd uitpakken. Wat je volgens een workshop Feedback Geven wél kan doen is reflectief luisteren. Dat houdt in dat je goed aanhoort wat de ander zegt en het vervolgens samenvat. Daarna leg je dat ter bevestiging voor aan je gesprekspartner. Hiermee kun je op een handige manier een bruggetje maken naar wat je eigenlijk wilde vertellen, zonder de ander de mond te snoeren.
Hoe dat er in de praktijk uitziet:
Je kunt zinnen gebruiken als ‘ik hoor je zeggen dat…’ of ‘o, dus wat je eigenlijk bedoelt is dat je…’. Daarna kun je hem terugkoppelen naar je eigenlijk doel: ‘… dat is precies wat ik wilde zeggen. Ik krijg van klanten terug dat je…’
2. Geef duidelijk aan wat je wil bespreken
Wanneer je merkt dat het gesprek alle kanten op begint te gaan, kun je de regie terugnemen door duidelijk aan te geven waar je heen wilt gaan. Benoem het doel van het gesprek en de reden waarom je het gesprek bent aangegaan.
Volgens een training Feedback Geven kun je daarvoor een brugzin gebruiken; je slaat een bruggetje tussen wat hij of zij zojuist zei en het probleem dat jij wil bespreken.
Een paar voorbeelden:
‘Nou, waar ik eigenlijk naar toe wil, is het feit dat…’
‘Ik wil gaan afronden, dus laten we een nieuwe afspraak inplannen waarin we…’
‘Zullen we ons voor nu focussen op de kwestie dat…’
1. Stuur bij met een tactische vraag
Hoe helder je doel ook is, het kan altijd voorkomen dat je gesprekspartner er alsnog allerlei andere dingen bij betrekt of te lang op iets doorgaat. Bij een workshop Feedback Geven leer je dat je de regie van het gesprek kunt terugnemen door bij te sturen met een vraag: vraag waarom de ander het belangrijk vindt om over dit punt door te blijven gaan. Zonder oordeel natuurlijk:
“Goh, ik merk dat je het steeds hebt over die klant. Waarom is dat zo belangrijk voor je?”
“Ik zie dat de kritiek wat met je doet. Waarom raakt het je zo?”
“Zeg, we hebben het nu veel gehad over wat het probleem precies is. Mag ik een voorstel doen voor een oplossing?”
Kortom: een gesprek in goede banen leiden
Soms verlies je tijdens een gesprek de regie uit handen, dat kan gebeuren. Belangrijk is wel dat je ‘m uiteindelijk weer terugkrijgt. Zodat je kunt zeggen wat jij je had voorgenomen en je voorkomt dat je gesprekspartner het gesprek kaapt.
In plaats van hem of haar snoeihard te onderbreken – wat enkel een defensieve reactie kan uitlokken – pak je het daarom diplomatieker aan. Je gebruikt bovenstaande tips om de regie over het feedback gesprek terug te pakken.
Merk je nu dat je dat toch nog lastig vindt, volg dan eens een training Feedback Geven. Daar leer je aan de hand van slimme tips en technieken hoe je constructief feedback geeft maar ook ontvangt!